Ressources humaines à l’étranger : bénéficier du VIE

Vous recherchez une solution de ressources humaines simple et avantageuse pour développer ou renforcer votre activité à l’international ? Le Volontariat international en entreprise (VIE) vous permet de recruter un jeune diplômé pour une durée maximale de 24 mois sans avoir à payer de charges sociales en France. Cette formule, dont la gestion administrative est assurée par Ubifrance constitue une alternative attractive à l’expatriation ou au contrat local. Avec le dispositif VIE, qui s’adresse aussi bien aux TPE qu’aux grandes entreprises, les marchés étrangers sont à la portée de tous !

Qui peut bénéficier du dispositif VIE ?

Prospecter en Asie du Sud-est, rechercher des partenaires allemands, renforcer une équipe basée au Mexique, mettre en place un bureau de représentation aux États-Unis… Les missions contribuant à l’internationalisation de l’activité peuvent être confiées à un Volontaire international en entreprise.

Le dispositif VIE est ouvert :

  • aux entreprises françaises qui ont un lien juridique ou un accord de partenariat avec une structure à l’étranger,
  • aux personnes morales de droit français qui disposent d’implantations ou de représentations à l’étranger.

Le recours à cette formule offre de multiples avantages à l’entreprise :

  • durée de la mission (entre 6 et 24 mois) du VIE adaptable en fonction des besoins,
  • des tâches de gestion du personnel entièrement déléguées à Ubifrance,
  • absence de charges sociales à payer,
  • possibilité de réduire le coût du VIE grâce au crédit d’impôt export ou à certaines aides régionales,
  • opportunité pour bénéficier des compétences de jeunes diplômés.

Dans le cadre d’un projet international, le VIE correspond donc à une solution RH économique offrant une grande flexibilité.

Les étapes pour recruter un VIE

Vous avez une mission à confier à un ou plusieurs volontaires ? Pour bénéficier de la formule VIE, plusieurs étapes doivent être respectées :

  1. Créer un compte E-VIE sur le site d’Ubifrance afin de déposer une offre de mission ou une demande d’affectation (si vous avez déjà sélectionné un candidat). Pour rechercher un candidat, vous pouvez vous faire accompagner par un conseiller Ubifrance, consulter les CV figurant dans la CVthèque CIVI/UBIFRANCE ou publier une offre de mission sur le site du CIVI (Centre d’Information sur le Volontariat International).
  2. Dans les deux mois qui précèdent le début de la mission, déposer une demande d’agrément Ubifrance via votre compte E-VIE. Vous devrez obligatoirement joindre les documents suivants : une présentation de votre entreprise, un organigramme, les derniers bilans et comptes de résultat.
  3. Si votre demande répond aux exigences de la Direction Régionale du Trésor, Ubifrance vous délivre un agrément.
  4. Dans les 15 jours qui suivent l’agrément de votre entreprise et la validation de votre demande d’affectation, Ubifrance vous adresse une convention qui précise les conditions de réalisation de la mission du VIE ainsi que son coût prévisionnel.

Les responsabilités de l’entreprise

Le dispositif VIE permet d’alléger considérablement les contraintes liées à la mobilité internationale. L’entreprise conserve toutefois certaines responsabilités.

Obligations financières

Si l’entreprise est déchargée de toute gestion administrative, elle doit rembourser à Ubifrance le coût total du VIE. Vous prenez donc en charge :

  • l’indemnité mensuelle forfaitaire du volontaire, dont le montant varie d’un pays à l’autre,
  • les frais mensuels de gestion et de protection sociale du VIE, qui varient entre 210 et 407 € selon votre chiffre d’affaires et le nombre de VIE recrutés,
  • les frais de voyage et de transport des bagages aller-retour.

Le coût de VIE décrypté

L’indemnité mensuelle du VIE comporte une indemnité fixe de 715,38 € ainsi qu’une indemnité géographique (entre 778 et 2 938 €, selon le pays et/ou la ville d’affectation).

Par exemple

Vous envoyez un VIE en Espagne ? Le montant de l’indemnité géographique s’élève à 980,43 €. Il faudra donc verser une indemnité mensuelle de 1 695,81 €.

Vous recrutez un VIE pour une mission à New-York ? L’indemnité géographique étant de 2 874,36 €, vous devrez verser une indemnité mensuelle de 3 589,74 €.

Quid du coût annuel d’un VIE ? Il s’évalue non seulement en fonction du pays d’affectation mais aussi selon votre chiffre d’affaires.

Par exemple

Vous réalisez un CA inférieur à 50 M€ et vous envoyez un VIE en Allemagne. Il vous faudra disposer d’un budget annuel VIE d’environ 24 544 €. Ce montant passe à 27 064 € si votre chiffre d’affaires est supérieur à 200 M€.

Votre CA est situé entre 50 et 200 M€ et vous recrutez un VIE pour travailler au sein de votre bureau à Shanghai. Il vous faudra débourser environ 30 085 € par an (contre 31 429 € si votre CA dépasse les 200 M€).

Hébergement et sécurité du VIE

Dans certains pays, l’entreprise devra obligatoirement fournir un logement au VIE. Elle peut aussi prendre en charge l’hébergement du volontaire, totalement ou partiellement, même lorsque qu’elle n’en est pas obligée. Dans ces deux cas, l’indemnité géographique du VIE subit un abattement de 20%.

En fonction des conditions sanitaires et de la situation politique du pays d’affectation, l’entreprise est tenue de dispenser des consignes de sécurité ainsi que des règles de prévention aux VIE. Par ailleurs, tout déplacement dans une zone classée « rouge » par le Centre de crise du Ministère des Affaires Étrangères est interdit.

Pour en savoir plus sur

Consultez la section VIE sur le site d’Ubifrance ainsi que l’Espace pro sur le site du CIVI.

Date de publication : 10 nov 2015

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