Voyage d’affaires & open booking : quels enjeux ?

Les entreprises doivent-elles se mettre à l’open booking ?

Hébergement, restaurants ou déplacements : les salariés sont de plus en plus demandeurs de liberté dans leurs réservations. Mais jusqu’où open booking et voyages d’affaires font-ils bon ménage ? Comment concilier autonomie des collaborateurs et politique de déplacement de l’entreprise ?

Qu’est-ce que l’open booking ?

On appelle open booking les réservations hors du circuit traditionnel et des canaux imposés par l’entreprise. C’est le salarié qui réalise lui-même les réservations pour ses voyages d’affaires en utilisant toutes les sources qui lui semblent appropriées plutôt que la seule agence de l’entreprise.

Le phénomène d’open booking marque un changement dans les comportements des salariés, en partie dû à la révolution informatique et aux outils de comparaison disponibles sur internet : les voyageurs, touristes comme professionnels, ont directement accès à toute sorte d’informations.

Open booking : plus de liberté pour les salariés en voyages d’affaires

Différentes raisons motivent les salariés à se tourner vers l’open booking : liberté de choisir ses services hôteliers, recherche de confort, bénéfice de meilleurs tarifs ou alternative à des offres indisponibles en agence…

Pour être profitable à tous, cette liberté doit toutefois être encadrée. Le salarié en mission doit décider de ses réservations dans un budget bien défini à l’avance, et son employeur doit savoir où se trouve son collaborateur en déplacement. Le tout est d’assurer la sécurité des employés, tout en respectant la politique voyage de l’entreprise.

Pourquoi les entreprises doivent se mettre à l’open booking ?

Une entreprise dispose de deux solutions face à l’open booking : l’interdire ou l’aménager.

Décider de l’encadrer plutôt que de renoncer à ses avantages, c’est donc l’intégrer au système de la politique de déplacements professionnels de l’organisation. Le suivi des salariés est ainsi maintenu et l’obligation de sécurité de l’entreprise assurée.

Mais attention, gare aux erreurs en adoptant l’open booking dans votre gestion de voyages. Les plus courantes sont : un manque d’informations sur les réservations, un reporting imprécis, un suivi des voyageurs difficile ou une mauvaise gestion du budget…

Date de publication : 21 nov 2016

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